Hoe lang je een CMR-vrachtbrief moet bewaren

Elke transporteur werkt met CMR-vrachtbrieven. Maar niet iedereen weet hoe lang je een CMR-vrachtbrief moet bewaren. En of dat bijvoorbeeld digitaal mag, of niet. We leggen het uit.

Fiscale bewaarplicht van 7 jaar

CMR-vrachtbrieven horen bij je administratie, omdat ze het vervoer en de facturatie onderbouwen. Je moet ze dus 7 jaar kunnen overleggen bij een controle.

Hoe zit het met vrachtbrieven op papier?

Vanuit de wet is het niet verplicht om vrachtbrieven 7 jaar fysiek te bewaren. Digitale opslag is toegestaan, zolang de documenten volledig en juist zijn, leesbaar blijven, snel beschikbaar zijn, niet manipuleerbaar zijn en er een betrouwbare back-up aanwezig is.

Waarom adviseren sommige partijen tóch papier te bewaren?

Brancheorganisaties adviseren vaak om originele vrachtbrieven nog een periode te bewaren. Dat is geen wettelijke verplichting, maar heeft te maken met bewijsvoering bij schade of claims.

Verjaringstermijn binnen het CMR-verdrag

Binnen deze periode kan een papieren origineel extra bewijswaarde hebben. Heb je een geschil, bewaar de vrachtbrief dan altijd totdat de zaak definitief is opgelost.

De overige jaren digitaal bewaren

Na de periode waarin je het origineel wilt aanhouden, is een digitale versie voldoende — mits die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Zorg altijd voor een goede back-up.

eCMR: volledig digitaal werken

Steeds meer transporteurs werken met de elektronische vrachtbrief (eCMR). Hiervoor geldt dezelfde bewaarplicht: 7 jaar bewaren en reproduceerbaar kunnen maken bij controle. Printen is niet nodig.

Kortere bewaartermijn afspreken?

Let wel op: zo’n afspraak geldt alleen voor de Belastingdienst. Andere instanties kunnen alsnog de wettelijke termijn hanteren.

Praktische tip

Zorg dat je documenten snel kunt terugvinden, digitaal veilig opslaat, back-ups controleert en bij twijfel liever langer bewaart dan te kort.

CMR-documenten bestellen?

Je kunt alle gangbare CMR-documenten bij TEVU bestellen, ook in kleine hoeveelheden en voorgedrukt. Speciale wensen of vragen? Neem contact met ons op voor prijzen en advies.